Công sở là nơi tập họp những người đến từ nhiều nơi khác nhau, có phong cách khác nhau, nếp sống khác nhau, tính cách khác nhau và cả thói quen khác nhau. Vì vậy, để chúng ta có thể dung hòa tất cả, để cuộc sống công sở dễ dàng hơn với tất cả mọi người và năng suất làm việc cũng tốt hơn, có những quy tắc ứng xử bạn cần phải nắm rõ.

Nước Nhật luôn nổi tiếng với những lễ nghi nghiêm cẩn, đặc biệt là trong việc giao tiếp với những người khác nhau. Họ phân rõ cách ứng xử với đồng nghiệp, hậu bối, bạn bè, cấp trên, đối tác và khách hàng,… Chắc hẳn trong cuộc sống, đôi khi bạn sẽ gặp những trường hợp tiến thoái lưỡng nan, bạn bối rối và không biết phải làm thế nào. Trong các tình huống đó, người Nhật cũng có những cách đối phó đầy tinh tế và đáng học hỏi.

Trong cuốn sách “58 cách thức giao tiếp nơi công sở” của tác giả Yamada Chihoko có đề cập một tình huống mà có lẽ ai cũng sẽ mắc phải một lần trong đời. Đó là bạn bị trễ giờ vì ngủ quên. Người Việt có một thói quen được đánh giá không mấy tốt đẹp, chính là chúng ta thường hay tìm kiếm những lý do được cho là hợp lý để “biện hộ” cho việc đi trễ của mình. Chẳng hạn như: “Xe em sáng nay bị bể lốp”, “Hôm nay em bị kẹt xe”, “Em bị sốt ạ”,… Có vô vàn lý do mà chúng ta bịa ra chỉ để “lấp liếm” việc mình ngủ quên. Về điểm này, người Nhật lại hoàn toàn trái ngược, ngay từ lúc còn trên ghế nhà trường, thầy cô giáo đã khuyến khích các em học sinh nói sự thật về việc đi trễ, cho dù lý do đó có ngớ ngẩn cỡ nào. Cách giáo dục này sẽ xây dựng bản tính trung thực và rèn luyện đức tính có trách nhiệm trong mọi việc của trẻ.

Cuốn sách “58 cách thức giao tiếp nơi công sở” do Thái Hà Books xuất bản

Yamada đã viết trong cuốn sách của mình rằng: “Đi làm muộn vì ngủ quên là trường hợp xấu hổ nhất. Đã là một nhân viên, bạn phải có khả năng quản lý thời gian của bản thân. Nếu là người có trách nhiệm và ý thức tự giác ngay từ cuộc sống hàng ngày, chắc chắn việc này sẽ không bao giờ xảy ra.

Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không may ngủ quên thì hãy gọi cho cấp trên ngay lập tức, đừng ngụy biện, hãy thành thực xin lỗi: “Em bị ngủ quên ạ. Em thật sự rất xin lỗi. Từ nay về sau em sẽ chú ý.” Sau đó báo lại thời gian tới công ty: “Bây giờ em sẽ ra khỏi nhà ngay, khoảng 11 giờ là tới công ty. Em rất xin lỗi.” Tiếp đó hãy bỏ qua những việc rườm rà và di chuyển thật nhanh chóng đến công ty.”

Điểm quan trọng là bạn không nên bao biện, hãy nói lý do đi trễ thật sự, xin lỗi và báo cáo thời gian sẽ có mặt. Lúc này, tất nhiên tâm lý chúng ta sẽ muốn nói khoảng thời gian ngắn nhất để cấp trên không thất vọng nhiều hơn. Nhưng bạn nên ước lượng khoảng thời gian thực tế, vì nếu bạn trễ hẹn thêm lần thứ 2, cấp trên sẽ càng tức giận hơn nữa đấy.

Ngoài vấn đề trễ giờ, tất nhiên sẽ còn những tình huống khó nhằn khác ở nơi công sở. Ví dụ như:

• Khi cần đưa danh thiếp cho đối tác hoặc khách hàng mà bạn đã hết danh thiếp. Phải làm sao bây giờ?
• Chuẩn bị mời trà mà có thêm khách mới. Bạn phải làm thế nào?
• Nếu cấp trên mời đi uống sau giờ làm, bạn có được phép từ chối không?

Hoặc những quy tắc ứng xử thường ngày mà ai cũng nên biết:

• Tại sao không nên khoanh tay trước ngực?
• Tại sao phải chào hỏi?
• Làm thế nào để giao tiếp tốt nơi công sở?
• Xin nghỉ phép nhưng tại sao bạn không được phê duyệt?
• Cần ghế danh dự và ghế bình thường khi tiếp đón khách để làm gì?
• Nên giới thiệu cấp trên với khách như thế nào?
• Cách xử lý các cuộc gọi khiếu nại là gì?
• Nên làm gì khi đến công ty khách hàng?
• Nên quyết định thứ tự ưu tiên cho công việc như thế nào?….

Tất cả những điều này bạn sẽ được giải đáp tất tần tật trong cuốn “58 cách thức giao tiếp nơi công sở” – một cuốn sách không quá dày kèm những hình ảnh minh họa hài hước sinh động mà đôi khi sẽ làm bạn phải bật cười đấy.

Thiên Ngân

Author: Dr Toan